議事録って後でその意味は理解できるのですが、実際活用できてない。
使われたシーンって私は以下くらい。
どちらもポジティブではないです。
・前回会議の振り返りとして
→（私の感情）
全部振り返らなくていいよ。面倒くさい…
・揉めた時の言った言わないの担保として
→（私の感情）
いちいち担保とられたら、うかつに発言出来ないよ…
この議事録運用を何とかポジティブにしたい…
そこで思いついたのが、
『議事録をビジュアル化する』
文字だけの議事録だから使い勝手が悪いんじゃないか？って思いました。
議事録取るような会議の場合、よく各社出席者の上司への説明が必要な場合もあります。
その時に絵になってたら、議事録便利ー♪ってなりますよね。
えだと上手く書けば一瞬で伝わりますし(^^)
的確な次のアクションのアドバイスを貰える可能性も高まります。
この絵の議事録は蓄積しておけば、あとからプロジェクトに入った人への引き継ぎとしても十分機能すると想います。
（文字だけの議事録読見込むより、さっと目を通せるのでプロジェクトの経緯を追うにはうってつけ）
つまりは、プロジェクトのナレッジの見える化なんだと思います。
ひょっとしたら議事録作る時間が今までよりかかるとの懸念がありますが、
前回話した、会議の事前資料をつくらないでホワイトボードでやる方法と合わせると、仕事の総量はむしろ減る。
（考えながら作る資料と、結果だけをまとめる資料の作成工数の違いが差としてでる）
◆ホワイトボード化のメリット
・認識の合う割合が高い
・みんな当事者として満足感
+
◆議事録ビジュアル化のメリット
・会議にいなかったメンバーへのコンセンサスが取りやすい
・プロジェクトの経緯をよく記録できる
↓
やり方を変える事で
多くの人と意識のズレが少なくプロジェクトを進める事に対する労力を減らして、成果を増やせる気がします(^^)
私も議事録のビジュアル(^^)はまだこないだ一つ初めて見ただけですが、これからもやってみて何か苦労や別の効果があればまた描きますね。
働き方改革のチャレンジです(^^)
0コメント