会議の人数が多い場で議題に対する回答提案をパワポ資料でやったとき。
質疑とかはやるも、会議終了後どうも参加者の意識は少しづつずれてる…
例えば後で議事録が作られるけど、書き手の都合での視点となってしまっていて、都度周りが「これは違うよね〜」とか言いながら修正を打診したり…
これをなくしたい。
他の人と認識がバッチリあってる時てどんな時だろうと考えると…
・提案資料一緒に作った時
流石にこれが一番、意識合ってます(^^)
社内の仲間とあーだこーだ考えて、一緒に答えにたどり着いてると意識は合いますよね。
そこで思いついたのが、
「会議の場でお客さんと一緒に提案資料を作る！」
です。
会議を社内で仲間とやってるプロセスを再現する場にするんです。
ホワイトボード用意して、今の課題をまず書いて…その原因や対策を分岐させながら書き込んで…
ってやるあのプロセスをお客さんと一緒やることが、最大の意識共有プロセスです。
でも、
社内の仲間との検討時と比べ、会議の時間はもっと限られてるので、時間は短縮されている必要があります。
こないだ客先でやってみた、やり方は以下の通り。
①まず普段通り社内で仲間との検討を行い、自分達の答えを出す
②で通常その結果の資料作成に移りますが…ここはあえて移らない(^^)
ここでは、仲間との検討結果が最終的にホワイトボードに出来上がる為の議論の順番を整理しておきます。それだけ。
③お客さんとの会議の冒頭でこちらの検討結果だけをシンプルにホワイトボードに書いておきます。
④会議スタート。
検討結果につながった考えを、適時ホワイトボードに追記しながら解説します。
⑤相手の意見が出たら随時ホワイトボードに書き込みます。
（変な意見が出ても一旦書きこんで、他の誰かがそれを打ち消す意見が出たら、お客さんの意見でも大胆に消してしまいます（笑））
⑥議論が拡散してきたら、事前に②で準備した議論順番で意見を募り、ホワイトボードを書いたり消したりします。
⑦時間になってきたら、最後にホワイトボード残った情報を皆で見つめながら、「つまりは…」と結論部分を丸つけたりして強調していきます。
以上。
その、結果元々自分達が考えていた結果とほぼ同じとなったとしても、
通常のパワポ資料でやったときより、皆の理解度は遥かに高い気がします(^^)
また、会議メンバーみんな俺も一緒に考えたって気持ちが強くなり、満足感も高い気がします。
どんな会議でも出来る訳ではないのですが、お客さんとの会議はパワポ資料ありきとの習慣はなくなってよいかなとは思います。
社内で仲間と会議する時の延長でお客さんともやればよい。
整理するとこのホワイトボード会議
以下のメリット感じてます(^^)
・資料作る時間も短縮される
・認識の合う割合が高い
・みんな当事者として満足感がある
ただ、まだ出来る場面が限られてるから、もっと研究します(^^)
0コメント